Verdeel taken en verantwoordelijkheden rond integriteit

Werkgever

• Primair verantwoordelijk voor het beschermen van zijn medewerkers en cliënten, leerlingen of leden.
• Formuleert concrete doelstellingen, legt het integriteitsbeleid vast, stelt procedures op en verdeelt de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden.
• Stelt de financiële middelen, de tijd en de opleidingsfaciliteiten die hiervoor nodig zijn ter beschikking aan de medewerkers.

Ondernemingsraad

• Adviseert over het integriteitsbeleid en de te nemen maatregelen.
• Informeert zich over het integriteitsbeleid en bewaakt de uitvoering.

Directie

• Stelt een intentieverklaring op.
• Onderschrijft de visie, waarden en normen over het beschermen van de integriteit.
• Zorgt voor een integrale en structurele aanpak van grensoverschrijdend gedrag.
• Bepaalt het kader: de beleidsuitgangspunten en doelstellingen, de relaties met andere beleidsthema’s en de verdeling van taken en verantwoordelijkheden.
• Informeert de OR en het CPBW over het integriteitsbeleid.
• Faciliteert maatregelen om gewenst gedrag te stimuleren en grensoverschrijdend gedrag te verminderen en voorziet tijd en middelen.
• Informeert de medewerkers over risico’s, maatregelen en noodprocedures.
• Organiseert vorming en trainingen rond het thema.
• Organiseert nazorg bij incidenten.
• Beoordeelt leidinggevenden op hun aanpak en inspanningen om grensoverschrijdend gedrag te voorkomen en er gepast op te regeren.
• Stelt de problematiek van grensoverschrijdend gedrag ter discussie bij andere organisaties (koepels, werkgeversorganisaties, ondersteuningsstructuren).

Comité voor preventie en bescherming op het werk (CPBW) en/of de werkgroep integriteit

• Heeft het wettelijk vastliggend mandaat om adviezen en voorstellen te formuleren voor een beter preventiebeleid
• Verder heeft het comité:
• Adviesrecht over maatregelen rond preventiebeleid, over externe diensten waarmee men samenwerkt en over de interne dienst voor preventie en bescherming.
• (Mede-)beslissingsrecht: voorafgaand akkoord geven over de aanwijzing van de preventieadviseur en de vertrouwenspersoon en over maatregelen om werknemers te beschermen tegen geweld pesterijen en seksueel grensoverschrijdend gedrag.
• Informatierecht: de werkgever moet de leden van het CPBW informeren over het gehele preventiebeleid van de organisatie: globaal preventieplan, jaaractieplan, verslagen van het CPBW, verslagen van het gezondheidstoezicht…
• De bevoegdheid om de navolging van adviezen op te volgen: het CPBW mag steeds vragen naar een stand van zaken rond de voortgang van op basis van advies uitgewerkte maatregelen.

Een eventuele werkgroep integriteit

• Spoort alle middelen op en draagt actief bij tot alles wat ondernomen wordt om het welzijn en de veiligheid van medewerkers en cliënten, leerlingen of leden te bevorderen.
• Stimuleert, initieert en coördineert het integriteitsbeleid en voert het uit.
• Helpt mee de risicoanalyse en het plan van aanpak te organiseren.
• Bundelt incidentenregistraties en analyseert die met het oog op risicogroepen, -functies en -tijdstippen en adviseert over maatregelen.
• Bewaakt de voortgang en de communicatie- en informatiedoorstroming.
• Faciliteert het opstellen van regels en protocollen.

Preventiemedewerker psychosociale aspecten

• Spoort gevaren op, evalueert risicoanalyses, onderzoekt de arbeidsongevallen en spoort de oorzaken op van beroepsziekten en psychosociale belasting.
• Geeft advies rond de organisatie van de arbeidsplaats, de werkpost, de omgevingsfactoren, het gebruik van agentia, de arbeidsmiddelen, de arbeidsuitrusting, de hygiëne, de vorming en het onthaal van werknemers.
• Stelt de maand- en jaarverslagen op en ook het globaal preventieplan en de indienststellingsverslagen. Verzorgt het secretariaat van het Comité voor Preventie en Bescherming op het Werk.
• Stelt interne noodprocedures op (hoewel het opstellen van een intern noodplan de taak is van de werkgever), organiseert de EHBO, en coördineren werken bij derden
• Heeft wettelijk bepaalde taken in verband medisch toezicht voor de preventieadviseur-arbeidsgeneesheer.
• Ontvangt met redenen omklede klachten en onderzoekt die volledig onpartijdig.
• Werkt samen met de vertrouwenspersoon en de aanspreekpersoon integriteit.

Een aanspreekpersoon integriteit

• Vervult de rol van aanspreekpunt, adviseur, aanjager én motivator.
• Luistert naar wat er leeft op de werkvloer en gaat in op vragen en bezorgdheden.
• Brengt mensen samen rond het thema.
• Werkt samen met de preventieadviseur en vertrouwenspersoon.
• Trekt de beleidsontwikkeling, bereidt acties voor en volgt ze op.
• Begeleidt en bewaakt de uitvoering van de geplande maatregelen die voortkomen uit het beleid.
• Draagt de visie en het beleid mee uit
• Zorgt ervoor dat de aandacht voor veilig werken niet wegebt en bespreekt het onderwerp met de directie.
• Informeert de directie via rapportages over de voortgang van de aanpak.
• Is actief betrokken bij voorlichting, training en instructie over het beschermen van de integriteit.
• Ziet mee toe op een eenduidige registratie van incidenten en op de analyse ervan.
• Werkt mee aan de risicoanalyse, de analyse van registraties en het opzetten, evalueren en bijsturen van procedures en maatregelen.
• Houdt het integriteitsbeleid up-to-date.
• Ziet erop toe dat de nazorg na een incident geregeld is en zorgt voor de coördinatie van de afhandeling van schade en letsel. Gaat indien nodig mee naar de politie om aangifte te doen. Rapporteert periodiek over de voortgang aan de werkgever.
• Houdt de wet- en regelgeving bij.

Vertrouwenspersoon

• Staat de preventieadviseur en aanspreekpersoon integriteit bij.
• Is alert voor symptomen van stress of burn-out door grensoverschrijdend gedrag.
• De vertrouwenspersoon is bevoegd voor alle psychosociale risico’s op het werk, maar zijn opdracht beperkt zich tot de informele procedure.
• Verzorgt de eerste opvang van werknemers die grensoverschrijdend gedrag meemaakten en die hulp en advies nodig hebben.
• Gaat na of een oplossing in de informele sfeer mogelijk is.
• Informeert het slachtoffer over andere oplossingsmogelijkheden, zoals klachtenprocedures.
• Begeleidt de werknemer als die een klacht wil neerleggen.
• Verwijst door naar andere hulpverlenende instanties, bijvoorbeeld traumaopvang of bemiddeling.
• Gaat vertrouwelijk om met de informatie van werknemers. De vertrouwenspersoon heeft geheimhoudingsplicht.
• De vertrouwenspersoon moet de uitvoering van de risicoanalyse niet op zich nemen. Wel kan de werkgever, die de leiding heeft over het uitvoeren van deze risicoanalyse (met of zonder de preventieadviseur psychosociale aspecten), de vertrouwenspersoon vragen om deel te nemen aan de uitvoering ervan. Deze persoon kan bijvoorbeeld de werknemers informeren over de uitvoering van een dergelijke analyse of de vergaderingen organiseren.
• De vertrouwenspersoon pleegt regelmatig overleg met de preventieadviseur psychosociale aspecten. Zij hebben het recht en zelfs de verplichting om alle contacten die nodig zijn voor het vervullen van hun opdrachten te onderhouden. 
• De vertrouwenspersoon deelt minstens eenmaal per jaar aan de preventieadviseur psychosociale aspecten schriftelijk de gegevens mee van de door hem of haar behandelde incidenten die zich herhaaldelijk voordeden, met het oog op de evaluatie van het psychosociale preventiebeleid.
• De vertrouwenspersoon verstrekt aan de preventieadviseur van de interne dienst de anonieme gegevens die hem toelaten het jaarverslag van de interne dienst op te stellen.
• In voorkomend geval houdt hij of zij het register van feiten van derden bij en neemt hij deel aan de concrete uitwerking van de interne procedure.

Logistiek personeel

• Dragen zorg voor de veiligheid van zichzelf en collega’s.
• Houden zich aan de voorschriften, afspraken en procedures.
• Zorgen voor netheid en veiligheid in en rond gebouwen.
• Zorgen voor cliëntvriendelijke ontvangst-, leef-, werk- en speelruimten.
• Regelen technische veiligheidsvoorzieningen: oproepsystemen, videobewaking.

Leidinggevenden

• Bewaken mee de veiligheid op de werkvloer en signaleren knelpunten in de veiligheid.
• Creëren voldoende randvoorwaarden voor een effectieve aanpak van grensoverschrijdend gedrag.
• Maken grensoverschrijdend gedrag bespreekbaar, agenderen het thema op het werkoverleg en brengen het thema aan bod in functionerings- en evaluatiegesprekken.
• Organiseren intervisie.
• Zien erop toe dat medewerkers de afspraken en procedures volgen en dat ze incidenten melden en registreren.
• Zijn mee verantwoordelijk voor de opvang na incidenten.

Medewerkers

• Dragen zorg voor de veiligheid van zichzelf, collega’s en cliënten, leerlingen of leden.
• Houden zich aan de voorschriften, afspraken en procedures.
• Doen het maximum om grensoverschrijdend gedrag te voorkomen en de gevolgen ervan te beperken door de eigen houding en gedrag.
• Signaleren veiligheidsrisico’s en knelpunten aan de leidinggevende.
• Melden en registreren incidenten.
• Volgen aangeboden vorming.
• Stellen eigen gedrag ter discussie tijdens bijvoorbeeld intervisie.

Ouder-, leerling- of gebruikersraden

• Verzamelen ideeën en opmerkingen van de doelgroepleden en hun familie over het agressiebeleid en leggen deze via de raad voor aan de directie. Meer concreet kan dit bijvoorbeeld gaan over het organiseren van inspraak en feedback in de kennismakingsbrochures die bij de inschrijving uitgedeeld worden, het regelmatig bespreken en evalueren van huisregels en afspraken, … .
• Signaleren knelpunten en succesfactoren , stellen vragen en geven feedback, suggesties en advies geven rond het integriteitsbeleid.

Personeelsvertegenwoordiging of syndicale afvaardiging

• Heeft de plicht en mogelijkheid om het beleid te beïnvloeden. 
• Stuurt aan op en controleert de naleving van wetgeving, arbeidsreglement, cao’s en maatregelen die de veiligheid van medewerkers bevorderen.

Vakbondsorganisaties

• Signaleren en bespreken grensoverschrijdend gedrag in gewestelijke en nationale belangengroepen.
• Onderhandelen over cao’s.
• Brengen de problematiek rond grensoverschrijdend gedrag op de politieke agenda.
• Ondersteunen, informeren en vormen militanten.
• Informeren, adviseren en faciliteren werkgevers over mogelijkheden om een integriteitsbeleid te voeren.

Werkgeversorganisaties

• Nemen sectorale initiatieven voor een integriteitsbeleid.
• Nemen initiatieven op arbeidsrechtelijk vlak en voor de sectorale regelgeving.

Overheid

• Erkent de problematiek van grensoverschrijdend gedrag.
• Maakt decreten, wetten en regels over kwaliteit, rechtspositie, welzijn en pesten op het werk, ...
• Stelt middelen ter beschikking.
• Bepaalt algemene beleidsuitgangspunten.

Inspirerende praktijk

Taken en verantwoordelijkheden bespreekbaar maken in de praktijk

Het voltallige personeel van Malpertuus maakte er op een 'denktankdag' tijd voor.

Hun motivatie: "De beste manier om er voor te zorgen dat een integriteitsbeleid niet werkt, is door vaag te blijven over concrete verantwoordelijkheden."

De werkgroep 'agressie' lijstte vooraf de verschillende functies op (directie, coördinatoren, medewerkers, werkgroep agressie, logistiek personeel,...).

Ze schreven alle mogelijke taken en verantwoordelijkheden rond omgaan met grensoverschrijdend gedrag meerdere keren op verschillende post-its (bijvoorbeeld: zorgt dat er een herstelgesprek komt, evalueert de registratieformulieren en doet van daaruit beleidsvoorstellen, bepaalt de kostprijs van de schade, enzovoort.)

Op de denktankdag werd het personeel ni groepjes van vier opgedeeld. Elke groepje kreeg een envelop met de post-its met taken en verantwoordelijkheden en kaartjes met de verschillende functies.

Opdracht: 'Beslis samen welke taken en verantwoordelijkheden bij welke functie horen. Denk je nog aan andere taken? Schrijf ze op een post-it en zet bij de juiste functie.'