Vang emoties en weerstand tijdig op. Ze zijn een belangrijk signaal. Ze geven aan dat een bepaalde behoefte niet vervuld is. Help de ander daarvan bewust te worden. Achterhaal de achterliggende reden, behoefte of voorwaarde door vragen te stellen. Zo breng je de ander dichter bij diens kern en help je hem of haar om meer constructief te communiceren over de eigen ontevredenheid of terughoudendheid.
Organiseer regelmatig momenten om met je team of groep stil te staan bij wat er in hen omgaat. Geef hen een duidelijk forum om te delen wat er hen bezighoudt.
Zet daarvoor methodieken in als:
Beide methodieken leggen de nadruk op het open delen van meningen en gedachten en toelaten dat ze er zijn.
Als gespreksleider kan je de focus richten op wat een bepaalde gebeurtenis of maatregel doet met de leden van je team of groep. Of op hoe ze ermee omgaan.
Richtvragen kunnen zijn:
Beelden zijn vaak een hulp om emoties te uiten. Gebruik bijvoorbeeld de 'Gevoelsmonsterkaartjes' of de Dixit-kaartjes.
Doe de check, check, check.
Voel je weerstand? Rijzen er veel vragen en ‘ja, maars’? Vraag of de ander het voorstel wel wil. Of zijn er bepaalde voorwaarden?
De meeste weerstand en stress ontstaat als mensen het gevoel hebben dat hun iets gevraagd wordt waarvan ze denken dat het een onmogelijke opdracht is.
Er is te weinig tijd of er is geen geld. Het kan ook zijn dat men zich niet in staat of te weinig ervaren voelt. Ook een gebrek aan ondersteuning kan ervoor zorgen dat de persoon blokkeert. Zorg dat het op tafel komt en zoek er samen een oplossing voor.
Jij bepaalt voor een groot deel of de ander nog wil. Ben je zelf wel enthousiast en hoopvol? Kan je je visie en mening geven met de glimlach en met opgeheven hoofd, omdat je zelf vindt dat je zinvolle argumenten hebt?
Zorg dat de ander weet waarom en herinner aan de mogelijke winst die de afspraak kan opleveren.
Vaak zitten emoties vermomd in zinnetjes als "Nee, want…" en "Ja, maar…". Je komt ze vaak tegen tijdens overleg- en beslismomenten.
Spreek af dat iedereen verder bouwt op de aangebrachte ideeën en voorstellen. Gebruik dus bewust "Ja, en…".
Is er toch iets onduidelijk of heeft iemand een bedenking? Laat de persoon dat dan herformuleren in de vorm van een vraag. Dat vermindert een defensieve reactie en bevordert een open gesprek.
Bij gevoelige of emotioneel beladen onderwerpen is het soms nodig om een gesprek meer gestructureerd aan te pakken om zo extreme standpunten en emoties op te vangen. Methodieken komen dan van pas.
Ze bevatten vaak een aantal duidelijke stappen en spelregels waardoor het gesprek rustiger en ordelijker verloopt en iedereen, zonder onderbroken te worden, aan het woord komt.