Volg het beleidsplan op, evalueer en stuur bij

Opvolgen

Opvolgen wil zeggen dat je tijdens je werkzaamheden nagaat of je nog op koers zit. Loopt de verandering wel zoals ze moet lopen en doet iedereen wat afgesproken werd?

Opvolgen betekent dus dat je toezicht houdt en checkt of de richtlijnen en afspraken nageleefd worden. Belangrijk daarbij is dat je een cultuur creëert elkaar durft aan te spreken op gedrag.

Evalueren

Is de verandering al een tijd ingevoerd? Ga dan na of je bereikt hebt wat je wilde bereiken. Dat is om verschillende redenen nuttig en interessant.

Waarom evalueer je?

• Evalueren om te vieren: een evaluatie helpt om het bereikte succes in de verf te zetten. Dat is vooral belangrijk voor wie meewerkt aan de verandering. Houd de sfeer en moed erin. Vier je successen. Zorgde een vormingsmoment voor duidelijkheid bij een concreet incident? Benoem dit dan bijvoorbeeld.
• Evalueren om te verantwoorden: een veranderingsproces op gang brengen, kost tijd en mankracht. Dat moet je kunnen verantwoorden.
• Evalueren om te leren: leer van de ervaringen die je opdoet in een veranderproces. En ga na hoe je die kennis overbrengt naar collega’s.
• Evalueren om te beïnvloeden: het kan ook zijn dat je een evaluatie specifiek opstelt om anderen te beïnvloeden. Je wil met het veranderproces bijvoorbeeld aantonen dat de huidige beleidsaanpak meer loont dan de vorige. Zo kunnen de tips op Grenswijs om je beleid laagdrempeliger te maken ervoor zorgen dat meer mensen op de hoogte zijn van het beleid en dit beter implementeren.

Wat en met wie evalueer je?

Vraag je al bij de start van je project af wat je precies zal evalueren en wie je bij de evaluatie gaat betrekken. Alleen de leden van de werk- of projectgroep? Wat met de directie? En de andere collega’s? En wat met de cliënten?

Mogelijke evaluatievragen:

Het product:

• Is het resultaat van je werk wat je ervan verwachtte?
• Zijn je doelstellingen gerealiseerd?
• Ben je tevreden met je product (materie)?

De gevolgde procedure of stappenplan:

• Heb je gewerkt volgens het vooropgestelde plan?
• Waren mandaten en taken duidelijk?
• Was er een duidelijke beslissingsprocedure (structuur)?

Het samenwerkingsproces:

• Hoe waren de rollen verdeeld in de werkgroep?
• Hoe ging men met elkaar om en hoe verliep de communicatie?
• Hoe verliep het proces van samenwerken: binnen de werkgroep, met de directie en met andere medewerkers?

Wanneer en hoe?

Houd de evaluatie al in je achterhoofd op het moment dat je beslist om een project op te zetten en als je de huidige toestand analyseert. Op basis van die analyse beslis je welke acties je gaat opzetten. Deze analyse is je nulmeting.

Als je een actieplan opstelt, stel je dus tegelijk een evaluatieplan op. Daarin bepaal je wat je met wie, wanneer en hoe zult evalueren.

Voor welke evaluatievorm je kiest, hangt af van het onderwerp, de aanleiding, de mogelijkheden (tijd en geld) en van de bereidheid van de medewerkers om mee te werken.

Elke vorm heeft zijn voor- en nadelen:

Klinkt dat allemaal als een erg verbale en rationele manier van werken? Dat is het ook. En daar is op zich niets mis mee.

Je kunt voor dezelfde inhouden ook evaluatiemethoden inzetten waarin de deelnemers zich op een andere manier uitdrukken. Met tekeningen, voorwerpen, metaforen of symbolen bijvoorbeeld.

Je stelt een vraag en laat de mensen hun ervaring tekenen of een afbeelding kiezen die het meest hun ervaring weerspiegelt of symboliseert. Beelden helpen vaak om ervaringen onder woorden te brengen en onverwachte aspecten aan het licht te brengen.

Door verbale en non-verbale evaluatietechnieken te combineren krijg je een genuanceerd beeld.

En terug naar het begin

Breng verslag uit over de evaluatie. Bij de leden van de werk- of projectgroep doe je dat uitgebreider dan aan de andere medewerkers.

Belangrijk is dat je de behaalde resultaten zichtbaar maakt. Wat heeft het al opgeleverd en waar liggen nog uitdagingen om het nog beter te doen? Dat enthousiasmeert en geeft goesting om verder te werken.

Lijst op:

• Wat zit al goed en wat werkt?
• Wat werkt nog niet en wat kan beter?
• Wat is er nodig om te verbeteren? Welke voorwaarden moeten vervuld worden? En welke stap moet je zetten om het bij te sturen?

Je maakt met andere woorden de beleidscyclus rond. Vanuit je visie en toekomstwensen (‘Willen’), je analyse van de huidige situatie en noden (‘Weten’) en de gestelde prioriteiten ('Wegen’) besliste de projectgroep bijvoorbeeld om te werken aan een opvang en nazorg procedure.

Je testte ze gedurende een bepaalde periode uit in de praktijk. Nieuwe kansen en knelpunten komen naar boven. Je bent weer bij ‘Willen’ en ‘Weten’ aanbeland.