Informeer je als werkgever over het wettelijk kader

Volgende zaken kunnen je als werkgever richting geven en informeren over het wettelijk kader:  

  • Link Grenswijs over wettelijk kader 
  • Linken naar basisopleiding vertrouwpersonen. Als werkgroep of leidinggevende kan je niet de rol van vertrouwenspersoon opnemen. Je kan echter wel deelnemen aan een basisopleiding om je te informeren. 
  • Deze brochure van IDEWE 
  • Stel eventueel een werkgroep samen

Definieer wat je als organisatie verstaat onder psychosociale risico’s

Bepaal als werkgroep wat je verstaat onder psychosociale risico’s en welke indicatoren je als uitgangspunt neemt en verder opvolgt. Breng beschikbare gegevens samen en analyseer ze.       

Maak afspraken rond de strategie: doel, methode, middelen…. Leg dit schriftelijk vast en stel het voor aan de medewerkers. 

Voer een risicoanalyse uit

Stel vast waar het probleem zich situeert én welke perceptie leeft bij je medewerkers. Onderzoek ook de bronnen of de oorzaken. Die kunnen liggen in de zogenaamde 5 A’s op personeelsniveau:

  • Arbeidsorganisatie: hoe zijn de taken gestructureerd en verdeeld?
  • Arbeidsvoorwaarden: hoe zien de werkroosters, contracten en lonen eruit? Denk hier in het bijzonder aan onzekerheid van tijdelijke contracten of dreigende ontslagen.
  • Arbeidsomstandigheden: welke fysieke inspanningen vereist de job, hoe zit het met alleen werken, buiten kantoor uren werken, ...?
  • Arbeidsinhoud: hoe complex is het takenpakket? Gaat het om intellectueel of manueel werk? Hoe zit het met de emotionele belasting? Houd daarbij rekening met het contact met het publiek. Welke competenties verwachten we van medewerkers, ook op vlak van (seksueel) grensoverschrijdend gedrag?
  • Arbeidsverhoudingen: hoe liggen de relaties tussen de medewerkers onderling en tussen medewerkers en leidinggevenden en met derden zoals publiek en leveranciers.

Deze verschillende risicobronnen zijn aan elkaar verbonden en beïnvloeden elkaar. 

Er bestaan twee grote groepen tools om een risicoanalyse uit te voeren:

  • Kwantitatieve vragenlijsten en kwalitatieve participatieve methodes, zoals individuele gesprekken.
  • Teamvergadering rond het thema, via een meer of minder gestructureerde leidraad.

De keuze van een tool hangt af van je doel, de context van de organisatie, de grootte, de expertise, maar vooral van wat in de aftastende fase vooropgesteld werd. Je kan ook meerdere methodes combineren.

Je bent verplicht een globale risicoanalyse uit te voeren. Als één derde van de medewerkers er naar vraagt, ben je als werkgever verplicht een risicoanalyse te doen van een specifieke arbeidssituatie. Hier vind je een voorbeeld van hoe je een risicovolle situatie seksueel grensoverschrijdend gedrag kunt uitvoeren. (link naar inhoud over risicoanalyse)

Bij beide risicoanalyses betrek je je medewerkers. Als het om een complexe analyse gaat, betrek je de preventieadviseur.

Bespreek de resultaten in de ondernemingsraad (OR), het comité voor preventie en bescherming op het werk (CPBW) en/of in de werkgroep, met de personeelsvertegenwoordigers, de externe dienst, de HR en de directie. 

  • Risicoanalyse Erika 
  • Checklist psychosociale risico’s IDEWE (link?)

Vertaal de resultaten van je risicoanalyse naar een actieplan

Maak eerst een inventaris van mogelijk oplossingen. Dit opent de discussie. Bepaal daarna de prioriteiten aan de hand van criteria waarmee iedereen akkoord gaat, en de concrete doelstellingen

Vervolgens zoek je naar concrete maatregelen om die doelstellingen te verwezenlijken. Maak een onderscheid tussen korte en (middel)lang termijn. 

Leg alles vast in een actieplan. Dit is een concreet scenario waarin duidelijk is wie wat doet, wie welke rol opneemt, tegen wanneer en door welke concrete acties. 

Dit plan maakt deel uit van het globale preventieplanen het jaaractieplan van de onderneming. 

Voer het actieplan uit

Start met enkele eenvoudige maatregelen waarvan iedereen het nut inziet. Zo kan je een draagvlak creëren voor je hele plan.  

Essentieel in deze fase is de betrokkenheid van leidinggevenden en medewerkers, en de zichtbaarheid van je acties: communiceer dus en organiseer eventueel een (klein) event. 

Evalueer het actieplan

Is de situatie verbeterd? Zijn de doelstellingen behaald? Bij de evaluatie ga je de vooropgestelde indicatoren na om dit te monitoren (zie aftastende fase). 

  • Zo ja: welke maatregelen neem je om de situatie te consolideren? 
  • Zo nee: waren de doelstellingen gepast en realistisch? Was de analyse van het probleem correct? Was de timing realistisch? Waren er voldoende middelen voorzien? 

Koppel terug in het CPBW, de OR en communiceer naar alle medewerkers.

Tips

Pasklare oplossingen bestaan niet. Maar met volgende algemene principes kom je wel tot een beleid dat een duidelijke richting uitgaat en dat je gemakkelijk kan volgen. 

  • Een gedragen strategie: De rol van jou als werkgever is uiterst belangrijk. De werkgever moet duidelijk maken dat werk maken van een beleid rond grensoverschrijdend gedrag en psychosociale risico’s belangrijk is. Dit kan bijvoorbeeld via een visietekst of engagementsverklaring. 
  • Een globale strategie: De werkgever is wettelijk verplicht de psychosociale risico’s te evalueren en preventiemaatregelen te nemen. Psychosociale risico’s zijn een van de zeven domeinen die zijn opgenomen in de basiswet rond veiligheid en gezondheid van werknemers op het werk. De acties rond psychosociale risico’s moeten dan ook geïntegreerd zijn in het globaal welzijnsplan. 
  • Een participatieve strategie: Het is belangrijk om alle actoren van de organisatie te betrekken. Je kan hiervoor bijvoorbeeld een werkgroep samenstellen. Communiceer ook tijdens en over de verschillende stappen. Communicatie is op zich al preventie! 
  • Een pragmatische strategie: Het is belangrijk om in fasen te werken, rekening houdend met onder meer de organisatiecultuur, de beschikbare middelen en de eerder genomen acties.