Waarom?

Om een paar redenen is het goed om per melding een rapportering bij te houden:

  • Om als melder de case zelf goed te kunnen opvolgen, de contactgegevens te hebben, gestructureerd te werk te gaan, …  
  • Om (met toestemming van het slachtoffer al dan niet geanonimiseerd) de case te kunnen voorleggen aan de verantwoordelijken (bestuur club/federatie…).  
  • Om jaarlijks de belangrijkste info van alle cases door te geven, zodat er een totaalbeeld kan gevormd worden van de problematiek.  

Fases binnen het handelingsprotocol

Het is aan te raden om tijdens de behandeling van de case/melding het handelingsprotocol te volgen en per stap extra notities bij te houden voor eigen gebruik. Let op de discretieplicht. Behandel deze notities dus met aandacht voor de privacy van alle betrokkenen. 

  [datum + omschrijving]

Fase 0: Melding

Aanmeldingsvraag

[omschrijving van de melding]

Fase 1: In kaart brengen van feiten

Stappen om bijkomende informatie te krijgen

 

Fase 2: Inschatten van de ernst en advies opbouwen

Ingewonnen extern advies

 
Interne bespreking  
Formulering van een advies  

Fase 3: Uitvoeren van het advies

Stappen in de verdere opvolging

 
Fase 4: Nazorg en evaluatie  
Fase 5: Verbeteracties voor het beleid    

Geanonimiseerd rapporteringsdocument

Hieronder een voorbeeld van een rapporteringsdocument dat je kan finaliseren als een case is afgesloten. Het geeft jou als professional een handig overzicht om te zien wat de kern van de situatie was en hoe het opgelost is geraakt.

MELDING … OP …/…/20.. 
GEGEVENS ORGANISATIE 

Naam organisatie:

Naam  verantwoordelijke:

E-mailadres: 

Telefoon: 

GEGEVENS MELDER  

Naam:

E-mail:  

Telefoon: 

Functie/betrokkenheid:  

BESCHRIJVING VAN HET PROBLEEM OF VRAAG  

Datum/Periode: 

  • recent
  • in het verleden
  • niet geweten

Herhaling:   

  • ja
  • nee  

Plaats:  

Soort grensoverschrijdend gedrag:

  • pesten
  • agressie
  • seksueel 

Aantal slachtoffers:

  • één
  • meerdere
  • ongeweten  

Aantal plegers:

  • één
  • meerdere
  • ongeweten  

Geslacht slachtoffer(s):

  • man
  • vrouw
  • onbekend
  • geslacht niet relevant 

Leeftijd slachtoffer(s):

  • jonger dan 12
  • 12-16
  • 6-18
  • 18-35
  • 35+ 

Rol slachtoffer(s):  

Geslacht pleger(s):

  • man
  • rouw
  • onbekend
  • geslacht niet relevant 

Leeftijd pleger(s):

jonger dan 12

  • 12-16
  • 16-18
  • 18-35
  • 35+ 

Rol pleger(s):  

Omschrijving situatie: 

ADVIES

Advies opbouwen samen met:

  • 1712

  • Raadgevende instantie

  • Andere:… 

Advies doorgeven aan verantwoordelijken op: [datum]  

Algemene omschrijving van het advies

RESULTAAT ADVIES   

Het advies & de ondersteuning leidde tot:

  • Geen verdere stappen (op vraag van slachtoffer, omdat het niet nodig was…) 
  • Interne stappen (binnen organisatie, bemiddeling tussen betrokkenen, preventieve schorsing, maatregelingen…)  
  • Doorverwijzing naar hulpverlening  
  • Melding bij politie door slachtoffer/betrokkene  
  • Melding bij politie door organisatie 
  • Melding bij tuchtrecht 
  • Andere: …
REFLECTIE (hoe was het, ging het vlot, medewerking van verantwoordelijken, weerstanden...)