Wat en hoe meld je precies?

Een incident meld je best onmiddellijk bij je leidinggevende. Zo kan die snel actie ondernemen. Als je mondeling meldt, is het belangrijk dat de ontvanger de minimale gegevens noteert. Je kan ook zelf schriftelijk melden, dat kan op papier of digitaal. Voorzie als organisatie een eenvoudig meldkaartje of meldformulier. Zo noteert iedereen de essentiële gegevens.

  • Zorg dat medewerkers dit snel en makkelijk kunnen invullen. Vraag enkel de noodzakelijke gegevens en werk met aanvinkvakjes. De noodzakelijke gegevens zijn: contactgegevens van de melder (voor een efficiënte opvolging en terugkoppeling); soort incident en impact (bepaal hiermee het belang van onmiddellijke opvolging en de uitgebreidheid van bespreking, registratie en analyse); datum, tijdstip en locatie van optreden van het incident (voor je analyses achteraf).
  • Zorg dat elke medewerker het meldkaartje of formulier gemakkelijk kan terugvinden en doorgeven. Zet ze op een logische plaats op het intranet of leg de papieren kaartjes op een vaste plaats en vul de voorraad tijdig aan.
  • Maak afspraken over hoe medewerkers meldingen inleveren, bijvoorbeeld via mail of een postbakje dat elke dag geleegd wordt.

Meld je alle incidenten?

Ja, ook de minder ingrijpende. Waarom?

  • Als ze frequent voorkomen, hebben ze een negatieve invloed op het welbevinden van medewerkers en doelgroep en op de algemene sfeer.
  • Ze kunnen een voorteken zijn van meer ernstige incidenten.
  • Ze bevatten informatie voor het handelen en voor het verbeteren van de werkorganisatie.

Is het niet haalbaar om alle incidenten te melden? Bepaal welke soort incidenten minstens gemeld moeten worden.

Tip: Om tot minimale afspraken te komen, laat je alle medewerkers gedurende een maand alles wat ze als grensoverschrijdend gedrag beschouwen op een eenvoudige manier registreren. Zo krijg je een overzicht van de verschillende situaties. Spreek samen af wat er voortaan gemeld moet worden en waarom. Stel zeker de vraag waarom je bepaalde incidenten niet zou melden.

Hoe en wat registreer je precies?

Wat je registreert hangt af van het soort incident.

Voor een minder ingrijpend incident met weinig kans op herhaling volstaat een beknopte registratie (de schriftelijke meldgegevens).

Tip: Stel samen een ernst-frequentiematrix op als houvast om te weten hoe beknopt of hoe uitgebreid je registreert.

Ernst-frequentiematrix

ERNST / IMPACT
FREQUENTIE

Licht =

Onaangenaam, vervelend, lichte stress, schade aan objecten, lichte fysieke schade (EHBO volstaat).

Ernstig =

Angst, grote stress, hevige emoties, trauma, sociale schade, reputatieverlies fysieke schade waarbij tussenkomst van een arts nodig is.

Zeer ernstig =

Herhaalde angst, langdurige en grote stress, nood aan langdurige medische of therapeutische behandeling, zware sociale schade, zware permanente fysieke schade of nood aan chirurgie of levensreddend ingrijpen.
Dagelijks Uitgebreid Zeer uitgebreid Zeer uitgebreid
Wekelijks Basis Uitgebreid Zeer uitgebreid
Maandelijks Basis Uitgebreid Zeer uitgebreid
Jaarlijks Basis Basis Uitgebreid
> Jaarlijks Basis Basis Uitgebreid

Bepaal zelf welke gegevens voor jouw werksituatie nodig zijn. Het aantal zaken dat je opneemt in het registratieformulier heeft invloed op de gebruiksvriendelijkheid ervan. Vraag je daarom steeds af waarom en voor wie je deze gegevens wilt bijhouden.

Naar aanleiding van een incident moet je soms verschillende formulieren invullen. Denk bijvoorbeeld aan de aangifte bij de verzekering of het register van lichte ongevallen, de registratie van de gebruikte vrijheidsbeperkende maatregelen, aangifte bij de politie of melding van grensoverschrijdend gedrag ten opzichte van gebruikers of leden van je doelgroep. Vermijd dubbel werk. Bundel alle registratiemomenten en –formulieren. Stem ze op elkaar af. Maak er één geïntegreerd systeem van.

Wie registreert?

Liefst de betrokken medewerker. Dan krijg je de meest correcte weergave van de feiten. Een collega, de leidinggevende of de vertrouwenspersoon kan daarbij helpen. Belangrijk is dat de leidinggevende of de vertrouwenspersoon mee opvolgt dat het incident binnen de week na de feiten geregistreerd wordt.

Welke extra gegevens registreer je naast de meldingsgegevens?

  • De namen en positie van de getroffene(n), veroorzaker(s) en eventuele getuigen.
  • Een beschrijving van het incident met de aanleiding, sfeer, mogelijke oorzaken, andere bijzonderheden, …
  • Genomen maatregelen naar aanleiding van het incident.
  • Gegevens ter opvolging en afsluiting van het incident: afspraken over opvang en nazorg; afspraken over de acties naar de veroorzaker, datum bespreking en analyse op teamvergadering; datum nabespreking/herstelgesprek tussen veroorzaker en getroffene; de partijen die op de hoogte gebracht werden; voorstellen tot verbetermaatregelen.

Laat je collega's het filmpje 'Hoe meer meldingen, hoe beter het veiligheidsbeleid' zien waarin uitgelegd wordt waarom melden zo belangrijk is:

Bekijk dit voorbeeld uit de asielsector dat toont hoe je de registraties op organisatieniveau kunt bijhouden.

Download het voorbeeld.

Bekijk dit voorbeeld uit de sportsector.

Download het voorbeeld.