Het is goed dat dingen op papier staan. Zo kan iedereen er elk moment op terugvallen. Weet dat medewerkers niet zitten te wachten op uitgebreide visieteksten en ellenlange protocollen. Hoe uitgebreider, hoe hoger de drempel om ze te lezen, laat staan ze te onthouden. Uitgebreide teksten zijn goed als naslagwerk. Maar in het dagelijkse werk zijn ze eerder een last dan een hulp.

Zorg voor korte en leesbare teksten

Tips om je tekst leesbaar te maken

Algemeen

  • Houd de informatie zo kort mogelijk.
  • Spreek de lezer persoonlijk aan. Gebruik je/jouw.
  • Kies de juiste toon. Plaats je niet boven de lezer. Gebruik geen ambtelijke, technische, afstandelijke of dreigende taal.
  • Schrijf zo eenvoudig mogelijk, met alledaagse woorden.

Vorm en structuur

  • Zorg voor een duidelijke structuur en een logische opbouw.
  • Kies een titel die aangeeft waarover het gaat.
  • Knip je tekst in stukjes: gebruik alinea's. Zorg dat elke alinea één (deel)onderwerp uitwerkt.
  • Gebruik bij drie alinea's of meer tussenkopjes. Maak de tussenkopjes zo concreet mogelijk. Kies bijvoorbeeld voor vragen die de lezer zou kunnen stellen.
  • Gebruik tussentitels. En bullets bij korte opsommingen.
  • Zorg voor voldoende regelafstand en witruimte in een tekst.
  • Schrijf in een duidelijk lettertype. Zorg voor voldoende kleurcontrast tussen letter en achtergrond.
  • Lijn je tekst niet uit, maar laat hem vlaggen. Dat leest fijner.

Visuele ondersteuning

  • Zorg voor duidelijke en functionele foto's en tekeningen.
  • Zet tekst en bijhorende illustraties op dezelfde pagina.

Zinnen

  • Formuleer kort en duidelijk. Schrap overbodige woorden. Schrijf zinnen van gemiddeld 12 woorden en maximaal één komma.
  • Schrijf zo veel mogelijk in de tegenwoordige tijd.
  • Schrijf actief en concreet. Gebruik zo min mogelijk het hulpwerkwoord 'worden'.

Woorden

  • Gebruik gewonemensentaal: makkelijke en alledaagse woorden. Vermijd formele, ambtelijke woorden en vaktermen.
  • Kan je een moeilijk woord of begrippen niet vermijden? Leg het dan uit.
  • Vermijd afkortingen.
  • Breek woorden niet af aan het einde van een regel.

Doe een laatste check

  • Lees na op spel- en taalfouten.
  • Zorg voor een prettige en duidelijke tekstopmaak.
  • Controleer of de tekst voldoet aan de huisstijl.